회의 예약을 위한 팁 5가지

일부 회사에서는 모든 사람이 같은 건물에서 일하고 매일 같은 시간에 도착하고 떠납니다. 모든 구성원과 한 회의실에서 회의가 열립니다.

 

회사에 여러 사무실이 있거나 원격 직원과 함께 일하는 경우 업무 방식이 약간 다릅니다.

실제로 단일 회의는 3-4 개 국가의 직원으로 구성 될 수 있으며 모두 시간대와 일정이 다릅니다. 이러한 상황 속에서 관리자는 동일한 일정에 따라 팀 구성원을 확보하기 위해 노력하고 있습니다.

 

분산 된 글로벌 팀에서 효과적으로 회의를 구성하는 방법을 알아보겠습니다.

  

시간대에 따라 모임을 예약하는 방법

 

팀원의 작업 일정이 언제 겹치는지 확인하세요.

반복된 모임 시간은 팀별로 회전 하세요.

회의를 기록하세요.

의제를 설정하고 미리 질문하세요.

후속 대화를 메신저로 가져가세요.

1. 팀원의 작업 일정이 언제 겹치는지 확인하세요.

원격 근무의 일부는 자신의 일정을 자유롭게 설정할 수 있다는 것입니다. 관리자는 그 자유를 침해하지 않기 위해 특정 근무 시간을 요구하는 것을 주저 할 수 있습니다.

 

직원들에게 매일 같은 시간을 보내도록 요청하십시오. 이는 일정과 유연성을 존중하며 이상적인 협업 시간을 확인할 수 있습니다. 시간과 시간대를 비교하여 매주 공통의 시간을 찾을 수 있는지 확인하십시오.

 

2. 반복된 모임 시간은 팀별로 회전 하세요.

여러 시간대에 걸쳐 회의를 예약하려면 약간의 유연성이 필요합니다. 더 공정하게 일하기 위해 매주 모임 시간을 회전합니다. 특정한 팀이 매번 이른 시간에 한다든지, 늦은 시간에 한다든지 하지 않도록 시간을 분배 하십시오.

 

3. 회의를 기록하세요.

시간대가 맞지 않아서 모든 사람이 원하는 모임에 참석할 수 없는 경우도 있습니다. 광범위하게 분포 된 15 명으로 구성된 팀이 있고 회의가 오전 2시에 있기 때문에 3 명을 제외한 모든 사람이 참석할 수 있는 경우, 회의를 진행합니다. 단 회의 내용을 기록하여 팀원에게 모두 공유하여 내용을 확인 할 수 있도록 합니다.

 

4. 의제를 설정하고 미리 질문하세요.

회의에 참석할 수없는 사람들이 미리 질문 할 기회를 갖도록 하십시오. 회의 안건을 보내려면 (회의 최소 하루 전날), 사람들에게 질문과 대화 지점을 미리 보내달라고 요청하고 회의 상단에서 읽어보십시오. (의제 작성에 도움이 필요하면 무료 회의 의제 템플릿을 사용 하십시오 .)

 

5. 후속 대화를 메신저로 가져가세요.

카카오톡과 같은 메신저를 사용하면 팀 구성원이 쉽게 채팅하고 토론 할 수 있습니다.